Regulamin RODO

 

 

POLITYKA PRYWATNOŚCI i COOKIES

 

 

I O nas

 

Jako odpowiedzialna organizacja, która ma świadomość, że informacja ma określoną wartość i stanowi zasób wymagający właściwej ochrony, zależy nam na należytym informowaniu Cię o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści przepisów
o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Z tego względu, w niniejszym dokumencie przedstawiamy kluczowe informacje
o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania
i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów, których dane dotyczą.

 

 

Informujemy, że Administratorem danych osobowych jest SAFETY POWER spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Piasecznie, adres: ul. Kineskopowa, nr 1C, lok. 4, 05-500 Piaseczno, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001040570, posiadająca nr NIP: 1231534937, REGON: 525532383, zwana dalej „Administratorem”. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można się kontaktować pod adresem e-mail: biuro@safetypower.pl

 

Dane osobowe są pozyskiwane i przetwarzane w sposób i na zasadach określonych w niniejszej Polityce.

 

 

II Postanowienia ogólne

Przywiązujemy szczególną wagę do ochrony prywatności naszych klientów, kontrahentów, partnerów, podwykonawców, pracowników i współpracowników. Jednym z jej kluczowych aspektów jest ochrona praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych.

Dbamy, by przetwarzanie Twoich danych odbywało się zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej: „RODO”), ustawy z dnia 10 maja 2018 r.
o ochronie danych osobowych, a także przepisami szczególnymi (zawartymi m.in. w prawie pracy czy ustawie o rachunkowości).

 

SAFETY POWER spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest administratorem danych osobowych
w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, korzystamy też z usług podmiotów przetwarzających, o których mowa w art. 4 pkt. 8 RODO – przetwarzają one dane osobowe w imieniu administratora (są to np. firmy informatyczne, dostawcy oprogramowania).

 

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ewentualnemu ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Nasze działania w zakresie ochrony danych osobowych oparte są na przyjętych politykach i procedurach oraz regularnych szkoleniach podnoszących wiedzę i kompetencje naszych pracowników i współpracowników.

 

 

III. Do czego wykorzystujemy Twoje dane osobowe

 

Jako pracodawca, przetwarzamy dane pracowników oraz osób, które współpracują z nami na innej podstawie niż stosunek pracy. Dane kontaktowe pozyskiwane od kontrahentów (np. ich pracowników) służą zawieraniu i sprawnej realizacji umów. Dane naszych klientów wykorzystujemy w celu realizacji umów oraz świadczenia naszych usług. W niektórych sytuacjach przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na nas jako Administratorze. Takie obowiązki wynikają np. z przepisów prawa pracy czy ustawy o rachunkowości.

 

Przetwarzanie danych może być także niezbędne do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, czego przykładem jest dochodzenie roszczeń.

 

Prowadzimy także działalność marketingową i w jej ramach staramy się dotrzeć do jak najszerszego grona zainteresowanych, by zapewnić im aktualne informacje o naszych usługach.

Podmiotom trzecim udostępniamy Twoje dane za Twoją zgodą lub gdy jesteśmy do tego zobowiązani na podstawie przepisów prawa.

 

Jeżeli Twoje dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, przysługuje Ci prawo do jej wycofania.

 

 

IV. Na jakich zasadach przetwarzamy Twoje dane

 

Dokładamy staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewniamy, aby dane te były:

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą,

• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej
  w sposób niezgodny z tymi celami,

• adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne dla realizacji celów, w których są przetwarzane,

• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane. Podejmujemy działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane,

• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania,

• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą lub zniszczeniem.

 

 

V. Jakie prawa Ci przysługują

Podejmujemy odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie udzielić Ci wszelkich stosownych informacji oraz prowadzić z Tobą wszelką komunikację w sprawie przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją przysługującego Ci prawa do:

• informacji udzielanych przy pozyskiwaniu danych osobowych,

• informacji udzielanych na wniosek - o tym, czy dane są przetwarzane, oraz innych kwestiach określonych w art. 15 RODO, w tym prawa do kopii danych,

• sprostowania danych,

• bycia zapomnianym,

• ograniczenia przetwarzania,

• przenoszenia danych,

• sprzeciwu.

 

Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak uznasz, że przetwarzając Twoje dane osobowe naruszamy przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

 

VI. Jak będziemy się z Tobą kontaktować

 

Informacji udzielamy na piśmie lub w inny sposób, w tym – w stosownych przypadkach – elektronicznie. Jeżeli tego zażądasz, informacji możemy udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzimy Twoją tożsamość. Jeśli przekażesz swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także zostaną przekazane elektronicznie, chyba że wskażesz nam inną preferowaną formę komunikacji.

 

 

VII. W jakim terminie spełnimy Twoje żądanie

 

Informacji staramy się udzielać niezwłocznie – z zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania. Jednak w każdym przypadku, w terminie miesiąca od otrzymania żądania poinformujemy Cię o podjętych działaniach i (w stosownych przypadkach) o przedłużeniu terminu,
z podaniem przyczyny takiego opóźnienia.

 

 

VIII. Podwykonawcy/podmioty przetwarzające

 

Możemy przekazywać Twoje dane osobowe firmom lub innym, godnym zaufania, partnerom biznesowym, którzy świadczą usługi w naszym imieniu. Jeżeli współpracujemy z podmiotami, które
w naszym imieniu przetwarzają dane osobowe, korzystamy wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie danych spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Szczegółowo sprawdzamy podmioty, którym powierzamy przetwarzanie Twoich danych. Zawieramy z nimi szczegółowe umowy, a także dokonujemy okresowych kontroli zgodności operacji przetwarzania z treścią takie umowy i przepisami prawa.

Pani/Pana dane osobowe mogą otrzymywać:

1. podmioty i organy upoważnione do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów prawa,

2. banki w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,

3. podmioty zapewniające dostawę oprogramowania,

4. dostawcy usług chmurowych,

5. dostawcy usług internetowych – hosting, poczta,

6. właściciel portalu społecznościowego Facebook na niepodlegających zmianie zasadach dotyczących danych określonych przez Facebook dostępnych pod adresem https://www.facebook.com/about/privacy.

W ramach prowadzonej komunikacji biznesowej możemy korzystać również z powszechnie dostępnych źródeł danych np. strony internetowe, rejestry firm, katalogi branżowe, rejestry spółek, biznesowe portale społecznościowe itp.

 

 

IX. Jak dbamy o przetwarzanie Twoich danych

 

Aby sprostać wymogom prawa, opracowaliśmy szczegółowe procedury obejmujące takie zagadnienia jak m.in.:

• ochrona danych w fazie projektowani i domyślna ochrona danych,

• ocena skutków dla ochrony danych,

• notyfikacja naruszeń,

• prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych,

• retencja danych,

• realizacja praw osób, których dane dotyczą.

Regularnie sprawdzamy i aktualizujemy naszą dokumentację, by móc wykazać spełnienie wymagań prawa zgodnie ze sformułowaną w RODO zasadą rozliczalności, ale też w trosce o interesy osób, których dane dotyczą staramy się inkorporować do niej najlepsze praktyki rynkowe.

 

 

X. Retencja danych

 

Dane osobowe przechowujemy w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Po upływie takiego okresu dane anonimizujemy (pozbawiamy cech umożliwiających zidentyfikowanie danej osoby) albo usuwamy. W procedurze retencji zapewniamy ograniczenie okresu przechowywania danych osobowych do ścisłego minimum.

 

Okres przetwarzania danych określamy w pierwszej kolejności na podstawie przepisów prawa (np. czas przechowywania dokumentacji pracowniczej, dokumentów rachunkowych), a także usprawiedliwionego interesu administratora (np. działalność marketingowa). Polityka retencji obejmuje zarówno dane przetwarzane w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

 

Okres przechowywania danych osobowych, uzależniony jest przede wszystkim od celu, dla którego dane są zbierane.

 

 

XI. Upoważnienia

 

Zapewniamy, by każda osoba działająca z naszego upoważnienia i mająca dostęp do Twoich danych osobowych przetwarzała je wyłącznie na nasze polecenie, chyba że inne wymagania wynikają z prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego

 

 

XII. Pliki cookies

 

1. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

2. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest właściciel serwisu

3. Mechanizm cookies nie jest wykorzystywany do pozyskiwania jakichkolwiek informacji
   o użytkownikach serwisu ani śledzenia ich nawigacji. Pliki Cookies stosowane w serwisie nie przechowuje żadnych danych osobowych ani innych informacji zebranych od użytkowników
   i służą do celów statystycznych.

4. Domyślnie oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka) zezwala na obsługę plików cookies na urządzeniu Użytkownika, na którym jest uruchomiona.
   W większości przypadków oprogramowanie w tym zakresie można skonfigurować samodzielnie w tym między innymi wymusić automatyczne blokownie plików cookies. Kwestie związane
   z konfiguracją sposobu obsługi plików cookies znajdują się w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowe). Należy mieć na uwadze, że ustawienia ograniczeń w stosunku do obsługi plików cookies mogą mieć wpływ na działanie niektórych funkcjonalności serwisu.

5. Pliki cookies wykorzystywane są w celu:

• dostosowania zawartości stron internetowych Serwisu do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika Serwisu i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb,

• tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości,

• utrzymania sesji Użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła,

6. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony
   w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.

7. W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:

• „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu,

• pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach Serwisu; ◦„wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych Serwisu,

• „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.

8. Właściciel serwisu informuje, że serwis zawiera odnośniki do innych stron WWW. Właściciel serwisu zaleca zapoznanie się politykami prywatności tam obowiązującymi, gdyż nie ponosi za nie odpowiedzialności.

9. Opis środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających zawarty jest Polityce Bezpieczeństwa (ochrony danych osobowych) właściciela serwisu. W szczególności stosowane są następujące zabezpieczenia:

10. Dane pobierane od użytkowników podczas procesu rejestracji są zabezpieczone protokołem SSL oraz poprzez mechanizm uwierzytelniania dostępu do serwisu